Lettre de la gestion sur l'examen de conformité : Arctic Co-operatives Ltd.

Objet : Résultats du rapport d'évaluation de la conformité et mesures de suivi

Monsieur,

Récemment, des vérificateurs de Deloitte ont procédé à une évaluation de la conformité de votre organisation aux modalités de son accord de contribution avec Nutrition Nord Canada (NNC) pour l'exercice 2015-­2016. Voici, plus précisément, en quoi consistait l'évaluation :

• vérifier si le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la valeur totale de la subvention;
• s'assurer que les exigences de visibilité du programme sont respectées et que la contribution est transparente pour les consommateurs;
• passer en revue les systèmes et les procédures de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire afin de cerner les lacunes et les problèmes de contrôle;
• vérifier si le bénéficiaire respecte les règles du programme relatives aux ventes à des clients non admissibles.

Le rapport d'évaluation de la conformité ci­joint contient les observations, les conclusions et les recommandations formulées par les évaluateurs relativement à votre organisation. Dans les 30 jours suivant la date de la présente lettre, veuillez fournir une réponse écrite assortie d'un plan décrivant la façon dont votre organisation a donné suite, ou compte donner suite, aux recommandations ci­dessous.

1. Envisager la mise en œuvre de mesures de contrôle de saisie des données afin de s'assurer que les taux de contribution et les listes d'admissibilité enregistrés dans le système de vente au détail sont exacts et appropriés. Les vérificateurs ont indiqué que toute la contribution avait été transmise aux coopératives membres. Cependant, ils n'ont pas été en mesure de déterminer la méthode d'établissement des prix et les marges de profit appliquées afin d'établir les prix de détail payés par les consommateurs au niveau des coopératives membres. Les vérificateurs ont également indiqué que l'organisation ne procédait pas à l'analyse des marges de profit afin de déterminer la valeur de la majoration des prix des biens vendus, car les ventes sont faites aux coopératives membres aux prix coûtants, plus les frais de transport et autres frais. Le 1er avril 2015, une clause a été ajoutée à votre entente de financement pour que vous fournissiez tous les renseignements disponibles sur les marges de profit actuelles et au fil du temps afin d'assurer qu'elles n'érodent pas les contributions. Il est important que vous demandiez aux organisations membres de vous communiquer cette information pour que vous puissiez la présenter aux fins de vérifications ultérieures.

Veuillez noter que le rapport d'évaluation de la conformité, la lettre de recommandations et le plan d'action seront publiés sur le site Web du Ministère.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'évaluation de la conformité ou la publication de renseignements contenus dans le rapport, n'hésitez pas à communiquer avec votre représentant de NNC.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Diane Robinson
Directrice
Nutrition Nord Canada

c.c. : Glenn D Williams (dirigeant principal des finances)