Plan d’action faisant suite à l’examen de la conformité de 2013-2014 - Arctic Co-operatives Ltd.

Recommandation de la vérification Réponse/mesures du bénéficiaire État
Faire profiter de la contribution
  • Nous recommandons que le bénéficiaire prenne les mesures nécessaires pour corriger l'erreur de programmation.
Réponse du bénéficiaire
L’erreur de programmation remonte au 1er mai 2013, date à laquelle un important changement a été apporté au parcours d’approvisionnement, et elle touche les articles de niveau 1 de NNC dans cinq collectivités admissibles seulement. Le problème a été détecté de façon indépendante à l’automne 2013, avant la vérification. Après avoir découvert et corrigé l’erreur, Arctic Co-ops a intégralement remboursé au programme NNC tous les montants dont la prise en compte dans les prix de détail ne pouvait être démontrée. Le total était relativement faible, puisqu’il représentait moins de 6/10e de 1 % des demandes de remboursement présentées par le bénéficiaire.

Plan d’action mis en œuvre
  • Le problème a été détecté à l'automne 2013, avant la vérification. Le degré d'erreur a été diminué.
  • Après avoir découvert et corrigé l'erreur, Arctic Co-ops a intégralement remboursé tous les montants au programme NNC.
  • Le problème a été signalé à la direction, et l'on a immédiatement entrepris de corriger le système informatique.
  • La mise en place du correctif a été achevée au début de 2014.
Achevé/réglé
Faire profiter de la contribution
  • Nous recommandons que le bénéficiaire prenne les mesures nécessaires pour mettre à jour le système de bons de commande en appliquant les récents coûts de transport nets. Le bénéficiaire devrait également s'assurer que le système de bons de commande contient toujours les plus récentes données sur les coûts de transport nets.
Réponse du bénéficiaire
La recommandation du vérificateur est acceptée. Les coûts de transport peuvent fluctuer de semaine en semaine, pour diverses raisons (prix du carburant, péages, frais de contrôle de sûreté, rajustement de l’indice des prix à la consommation, facteurs environnementaux tels que la prise des glaces, la débâcle ou un déraillement de train, etc.).

Il convient de souligner que dans l’échantillon prélevé par le vérificateur, la majorité des rajustements aux prix de détail profitaient au consommateur (moindres prix de détail suggérés).

Nous sommes d’accord avec la recommandation du vérificateur concernant la nécessité de rajouter des mesures et des contrôles pour assurer l’exactitude des données dans le calcul des prix de détail suggérés.

Plan d’action mis en œuvre
  • On a instauré un processus de double autorisation des modifications apportées aux coûts de transport nets dans le système de bons de commande, pour réduire le risque d'erreur.
  • En outre, on archivera tous les tableaux de coûts de transport nets, pour faciliter la validation des données dans les futures vérifications.
Réglé
Demandes de remboursement et rapports
  • Le bénéficiaire devrait vérifier le poids inscrit dans le système de bons de commande, pour s'assurer qu'il correspond au poids inscrit sur la facture du fournisseur.
Plan d’action élaboré
  • On a établi un processus selon lequel les fournisseurs qui ne téléversent pas électroniquement leurs données doivent régulièrement en valider l'exactitude.
  • En raison de la nature de certains produits, comme la viande et les fruits et légumes à poids non fixe, les poids individuels peuvent varier selon la teneur en eau du produit ou d'autres facteurs. Les écarts de poids sont imputables au fait qu'en raison de divers facteurs (pénurie de produit, disponibilité saisonnière, etc.), les fournisseurs ne peuvent habituellement remplir les commandes à 100 %.
En cours
Demandes de remboursement et rapports
  • Le bénéficiaire devrait s'assurer que le fournisseur soumet le bordereau d'expédition avec sa facture avant que le paiement ne soit effectué, ou bien il devrait discuter avec la direction d'AADNC pour convenir d'une solution pratique au sujet des bordereaux d'expédition aérienne, qui soit conforme aux exigences du programme.
Réponse du bénéficiaire
  • Dans la majorité des cas, les fournisseurs ne font pas directement affaire avec les compagnies aériennes. Il est donc difficile de présenter le bordereau d'expédition aérienne avec la facture puisque les deux processus se chevauchent rarement. Pour tous les transporteurs routiers, il est problématique de communiquer constamment aux diverses compagnies aériennes l'information appropriée qui doit par la suite être reportée de façon fiable sur une série de bordereaux d'expédition aérienne, en raison des nombreux obstacles que doivent habituellement affronter les entreprises, toutes tailles confondues, qui évoluent dans un marché éloigné.
Plan d’action élaboré
  • On a amorcé des discussions avec la direction du programme pour cerner les exigences minimales. Un plan sera établi pour donner suite à ces exigences.
En cours
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