Rapport d’examen de conformité - Arctic Co-operatives Ltd.

Préparé par : Samson & Associés
Date : décembre 2013

Table des matières

1.0 Sommaire

Le 1er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était géré par la Société canadienne des postes depuis la fin des années 1960. L'objectif de NNC, qui est très semblable à celui d'Aliments-poste, consiste à rendre les aliments nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux grands centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a commandé une vérification de la conformité en fonction d'objectifs précis, pour la période du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. Voici les résultats de l'examen :

i) Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Des conclusions et des recommandations ont été formulées selon lesquelles certains frais d'expédition dans cinq collectivités ne correspondaient pas à la contribution totale depuis qu'un rajustement important à la chaîne d'approvisionnement avait été effectué en mai 2013. Le bénéficiaire nous a informés qu'un remboursement avait été fait à NNC. (Voir les constatations 1 et 2 au point 3.1 pour des précisions.)

Conclusion
Selon la vérification effectuée, le bénéficiaire, dans certains cas, ne diminue pas les prix de détail suggérés du montant intégral de la contribution pour les produits admissibles à NNC.

ii) Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (c.-à-d. que le montant de la contribution est clairement indiqué sur chaque reçu et que le matériel promotionnel, notamment des affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce).

Conclusion
L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait les taux de contribution sur les reçus de caisse et que des affiches avaient été posées dans le magasin. Voir le point 3.2, Note d'observation 1, pour des précisions.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Des conclusions et des recommandations ont été formulées relativement aux écarts de données entre les deux rapports présentés à NNC et aux documents justificatifs manquants, tels que les bordereaux d'expédition. Voir les constatations 3 et 4 au point 3.3 pour des précisions.

Conclusion
L'examen des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle pouvaient être améliorées afin de garantir que la contribution réclamée est exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

iv) Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Conclusion
La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles. Voir le point 3.4, Note d'observation no 3 pour des précisions.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Le 1er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était géré par la Société canadienne des postes depuis la fin des années 1960. L'objectif de NNC, qui est très semblable à celui d'Aliments-poste, consiste à rendre les aliments nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux grands centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a actuellement 103 collectivités admissibles au programme (dont 84 sont admissibles à une pleine contribution et 19 à une contribution partielle) situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) a été établi pour les aliments périssables les plus nutritifs, et le taux 2 (plus faible) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les coûts d'exploitation et de transport sont plus élevés (comme Grise Fiord, au Nunavut) bénéficient de taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (les bénéficiaires) sont responsables de la gestion de leur chaîne d'approvisionnement et réclament une contribution de Nutrition Nord Canada pour les aliments admissibles qu'ils envoient par transport aérien aux collectivités admissibles. Chaque mois, ils doivent soumettre un formulaire de réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et les bordereaux d'expédition afin de recevoir le paiement (la plupart peuvent recevoir des paiements anticipés en fonction d'une estimation du poids des aliments à expédier). Ce formulaire est présenté au responsable du traitement des demandes du programme embauché en sous-traitance par AADNC (l'Institut de technologie de l'information de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des demandes vérifie les réclamations et formule une recommandation de paiement à Nutrition Nord Canada. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix d'aliments prédéterminés. Ces exigences du programme, entre autres, sont prévues dans les ententes de contribution conclues entre le bénéficiaire et AADNC.

En date du 28 juin 2013, sept détaillants du Nord, 28 fournisseurs du Sud et trois distributeurs d'aliments traditionnels étaient inscrits auprès de NNC. Les commerçants du Nord sont les organisations qui exploitent au moins un magasin d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont ceux qui exploitent leur entreprise à l'extérieur des collectivités visées par NNC et qui fournissent directement des aliments à des petits commerçants du Nord, à des établissements commerciaux (notamment des restaurants), à des institutions sociales (comme les garderies) et à des particuliers (que l'on nomme commandes directes ou personnelles) qui se trouvent dans les collectivités admissibles. Les distributeurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, à Rankin Inlet et à Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment le poisson et la viande afin de les distribuer aux collectivités admissibles de la région.

Les bénéficiaires visés par la présente vérification de la conformité ont été choisis en fonction du risque perçu et de l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de la vérification de la conformité sont basés sur l'expérience actuelle avec les bénéficiaires en ce qui concerne le processus de réclamation et de présentation de rapports, c'est-à-dire les difficultés éprouvées par les responsables du traitement des demandes, sur l'information fournie au programme par les parties intéressées et sur l'importance relative. Dans un souci de commodité et d'efficacité, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

Les vérifications de la conformité des bénéficiaires visent à s'assurer que les bénéficiaires de NNC respectent les modalités de leurs ententes de financement respectives qu'ils ont conclues avec AADNC. Plus précisément, les vérifications de la conformité permettent :

  1. de vérifier que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
  2. de vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (p. ex., pour les détaillants du Nord, que les taux de contribution sont clairement indiqués sur les reçus et que le matériel promotionnel, notamment les affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce, et pour les fournisseurs du Sud, que le montant de la réduction découlant de la contribution est clairement indiqué sur les factures des clients);
  3. d'examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c. à d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution réclamée est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place;
  4. de vérifier que les bénéficiaires respectent toutes les règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

2.3 Portée

La vérification portait sur le financement octroyé par AADNC à Arctic Co-operatives Ltd. pour la période du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. La vérification sur les lieux a été réalisée au bureau d'Arctic Co-operatives Ltd. à Winnipeg (Manitoba), du 15 au 21 novembre 2013, et à la coopérative à Rankin Inlet, le 20 novembre 2013. Le bénéficiaire a été informé de vive voix des constatations lors d'une conférence téléphonique tenue le 20 décembre 2013.

2.4 Approche et méthodologie

La vérification de la conformité portait sur les éléments suivants :

  • les pratiques de fixation des prix et de facturation relativement à la contribution, par exemple les marges de profit sur les produits subventionnés par rapport aux produits non subventionnés;
  • les processus de pesée et d'expédition;
  • la méthode utilisée pour s'assurer que les consommateurs non admissibles, tels que les camps miniers et les entreprises de construction, ne reçoivent pas la contribution;
  • une visite à la coopérative à Rankin Inlet pour s'assurer que les prix soumis à NNC correspondent à ceux indiqués en magasin;
  • les dossiers et pièces justificatives sur les ventes ou achats pour vérifier la conformité aux règles du programme;
  • les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation, pour déterminer comment le bénéficiaire :
    • veille à ce que seuls les produits admissibles font l'objet d'une réclamation et de rapports;
    • calcule le poids approprié des articles réclamés;
    • présente chaque mois des réclamations et des rapports détaillés qui sont valides et précis;
    • veille à ce que des mesures de contrôle soient en place pour trouver les erreurs et les corriger en temps opportun.

En outre, la vérification comprenait des entrevues avec le bénéficiaire. La méthode d'échantillonnage et l'étendue de la vérification ont été déterminées à l'étape de la planification de la vérification.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs liés à la visibilité du programme et au respect des règles du programme, mais il ne s'est pas pleinement conformé aux objectifs liés à la transmission de la contribution et aux réclamations et rapports, comme il est indiqué aux points 3.1 et 3.3, respectivement, du présent rapport.

3.0 Conformité aux objectifs

3.1 Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation no 1
Le bénéficiaire transmet la contribution au consommateur en réduisant les frais d'expédition réels qui lui sont facturés. Toutefois, dans cinq collectivités les frais d'expédition n'ont pas été réduits correctement en raison d'une erreur de programmation informatique. Par conséquent, une partie de la contribution n'a pas été transmise aux consommateurs dans ces collectivités. Après en avoir discuté avec le bénéficiaire, ce dernier a indiqué que ce problème informatique serait corrigé et que Nutrition Nord Canada a été remboursé en conséquence.

Recommandation 1
Nous recommandons que le bénéficiaire prenne les mesures appropriées pour corriger l'erreur de programmation informatique.

Constatation no 2
Comme nous l'avons mentionné plus haut, le bénéficiaire transmet la contribution au consommateur en réduisant les frais d'expédition réels qui lui sont facturés. Les frais d'expédition nets (frais d'expédition réels moins la contribution de niveau 1 ou niveau 2) par kilogramme par collectivité sont calculés par l'équipe de marchandisage et le groupe de logistique à l'aide d'un tableur Excel. Ce tableur est transféré au groupe de l'informatique pour qu'il le télécharge dans le système de commande. Le système de commande utilise ces données pour calculer les frais d'expédition facturés et le prix de détail suggéré de l'article commandé.

Le l'équipe de marchandisage et le groupe de logistique met à jour le tableau de NNC lorsque des changements sont apportés aux taux d'expédition, aux coûts de l'essence, au péage, aux frais de vérification de la sécurité ou aux taux de contribution.

Un des examens réalisés dans le cadre de la vérification consistait à obtenir de l'équipe de marchandisage et le groupe de logistique les coûts nets d'expédition et à repérer ces coûts dans le système de commande pour assurer l'exactitude du calcul du coût d'expédition et du prix de détail suggéré des articles.

L'examen a révélé ce qui suit :

  1. Avant mai 2013, les coûts nets d'expédition n'étaient pas conservés dans les dossiers, nous n'avons donc pas été en mesure de commenter l'exactitude de ces coûts engendrés avant mai 2013.
  2. Les coûts nets d'expédition les plus récents (octobre 2013) ne correspondaient pas toujours aux données dans le système de commande. Nous avons examiné 23 coûts nets d'expédition. Voici les résultats :
    1. Huit (8) coûts nets d'expédition étaient plus élevés dans le système de commande (résultat : le prix de détail suggéré est plus élevé);
    2. Dix (10) coûts nets d'expédition étaient plus bas dans le système de commande (résultat : le prix de détail suggéré est plus bas);
    3. Cinq (5) coûts nets d'expédition correspondaient dans le système de commande (résultat : le prix de détail suggéré est exact).

Recommandation 2
Nous recommandons que le bénéficiaire prenne les mesures appropriées pour mettre à jour le système de commande avec les coûts nets d'expédition les plus à jour. De plus, le bénéficiaire doit s'assurer que le système de commande contient toujours les données les plus à jour en ce qui concerne les coûts nets d'expédition.

Conclusion relative à la transmission de la contribution
Selon la vérification effectuée, le bénéficiaire, dans certains cas, ne diminue pas les prix de détail suggérés du montant intégral de la contribution pour les produits admissibles à NNC.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (c.-à-d. que le montant de la contribution est clairement indiqué sur chaque reçu et que le matériel promotionnel, notamment des affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce).

Note d'observation no 1
Nous avons visité la coopérative à Rankin Inlet de même que sillonné les allées du commerce. Nous avons remarqué que des affiches faisant la promotion du programme NNC étaient placées stratégiquement dans le magasin et que les taux de contribution étaient indiqués sur les reçus de caisse.

Conclusion relative à la visibilité du programme
L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait les taux de contribution sur les reçus de caisse et que des affiches étaient visibles dans le magasin.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Pour recevoir un paiement, le bénéficiaire doit fournir à NNC deux rapports.

Premier rapport – Rapport détaillé des marchandises expédiées de NNC : Ce rapport comprend chaque commande passée par la coopérative par l'intermédiaire du système de commande du bénéficiaire. Le rapport inclut ce qui suit : le bon de commande, par ID d'article de NNC, le poids de chaque article, le numéro de la facture correspondante et le numéro du bordereau d'expédition, s'il y a lieu.

Deuxième rapport – Formulaire de demande de contribution de NNC : Ce rapport inclut toute la marchandise qui a été expédiée aux coopératives. Le rapport comprend le numéro de la facture, le nom du fournisseur, la collectivité, l'ID de la collectivité, le niveau de contribution, le poids en kilogramme, le taux de contribution et la réclamation totale.

Constatation no 3
Nous avons effectué un examen dans le cadre duquel nous avons choisi 60 factures au hasard. Le poids de chaque article figurant sur la facture a été comparé au poids des articles sur le bon de commande. Lors de l'examen, nous avons constaté des écarts entre le poids des articles sur les factures et le poids des articles sur le bon de commande. Par conséquent, le poids sur 25 des 60 factures examinées (42 %) ne correspondait pas, compte tenu d'un écart acceptable de plus ou moins 5 %.

Recommandation 3
Le bénéficiaire devrait passer en revue le poids indiqué dans le système de commande pour s'assurer qu'il correspond au poids fourni par le fournisseur sur la facture.

Note d'observation no 2
Nous avons réalisé un examen pour vérifier que la marchandise commandée par la coopérative, comme indiqué dans le premier rapport, correspondait aux données d'expédition indiquées dans le deuxième rapport. Le plus important fournisseur du bénéficiaire (approximativement 95 % de toutes les commandes sont remplies par ce fournisseur) nous a informés que le pourcentage de commandes remplies par rapport à toutes les commandes présentées au plus important fournisseur était de 93,1 % pour les produits frais et de 97,5 % pour les produits d'épicerie. Par conséquent, nous pouvons conclure que, dans l'ensemble, un kilogramme commandé par une coopérative par l'intermédiaire du système de commande, comme indiqué dans le premier rapport, sera entre 2,5 % et 6,9 % plus élevé que le poids réel des articles expédiés.

Constatation no 
Nous avons réalisé un examen pour comparer le poids sur les factures fournies par le fournisseur (deuxième rapport) et le poids indiqué sur le bordereau d'expédition fourni par la compagnie aérienne. Nous n'avons pas pu réaliser cet examen, car seulement 10 des 60 bordereaux d'expédition (17 %) ont été fournis. Le bénéficiaire nous a informés qu'il arrive souvent que les fournisseurs ne donnent pas le bordereau d'expédition avec leur facture. De plus, les compagnies aériennes, dans certains cas, soumettent le bordereau d'expédition, mais, dans de nombreux cas, le bordereau ne peut pas être apparié à une facture précise.

Recommandation 4
Le bénéficiaire devrait s'assurer que le fournisseur lui donne le bordereau d'expédition avec la facture avant de lui verser le paiement, ou il devrait dialoguer avec la direction d'AADNC pour trouver un livrable concret en ce qui concerne les bordereaux d'expédition afin de répondre aux attentes du programme.

Note d'observation no 3
Nous nous sommes rendus à la coopérative à Rankin Inlet et nous avons réalisé un examen pour vérifier que les prix indiqués dans le Rapport sur le prix des aliments de NNC correspondaient à ceux indiqués dans le magasin. Nous avons choisi un échantillon représentatif de produits alimentaires figurant dans le plus récent rapport sur le prix des aliments de NNC et nous avons repéré les aliments dans le magasin pour comparer leur prix à celui indiqué sur la liste. De plus, nous avons choisi un échantillon de produits alimentaires dans le magasin et avons comparé leur prix à ceux indiqués dans le Rapport sur le prix des aliments de NNC. Nous avons constaté que les prix qui figurent dans le plus récent Rapport sur le prix des aliments de NNC étaient exacts et représentaient à juste titre les prix courants des aliments dans le commerce à Rankin Inlet.

Conclusion relative aux réclamations et aux rapports
L'examen des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle pouvaient être améliorées afin de garantir que la contribution réclamée était exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs étaient en place.

3.4 Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Note d'observation no 4
Nous nous sommes rendus à la coopérative à Rankin Inlet et nous avons interviewé son gérant qui a indiqué qu'il connaissait les règles du programme en ce qui a trait aux consommateurs non admissibles, tels que les camps miniers ou les entreprises de construction. De plus, nous avons examiné les comptes clients du commerce, ce qui a permis de constater que la coopérative respectait ces règles.

Conclusion relative au respect des règles du programme
La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles.

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