Rapport de vérification de la conformité - La Fédération des coopératives Du Nouveau-Québec

Préparé par : Samson & Associés
Date : mars 2014

Table des matières

1.0 Sommaire

Le 1er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était géré par la Société canadienne des postes depuis la fin des années 1960. L'objectif de NNC, qui est très semblable à celui d'Aliments-poste, consiste à rendre les aliments nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux grands centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a commandé une vérification de la conformité en fonction d'objectifs précis, pour la période du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. Voici les résultats de l'examen :

i) Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation
Une constatation et une recommandation ont été formulées. Nous n'avons pas obtenu de document à l'appui démontrant la méthodologie utilisée qui confirmerait que la contribution est transmise adéquatement aux consommateurs. Voir le point 3.1 pour des précisions sur les constatations et les recommandations.

Conclusion
Notre vérification ne nous a pas permis de confirmer que la valeur totale de la contribution (niveau 1 et niveau 2) a été transmise correctement au consommateur.

ii) Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (c.-à-d. que les taux de contribution sont clairement indiqués sur chaque reçu et que le matériel promotionnel, notamment des affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce).

Conclusion
L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait les taux de contribution sur les reçus de caisse et que des affiches promotionnelles sur le programme étaient visibles dans le magasin. Voir le point 3.2, Note d'observation 1, pour les détails.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Constatation
Une constatation et une recommandation ont été formulées. Pendant la visite du commerce à Kuujjuarapik, des écarts de prix ont été constatés entre le prix des articles sur les étagères et le prix indiqué sur la liste de prix fournie à NNC. Voir le point 3.3 pour des précisions sur la constatation et la recommandation.

Conclusion
À l'exception de ce qui précède, l'examen des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle permettaient de garantir que la contribution réclamée était exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs étaient en place.

iv) Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Conclusion
La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles. Voir le point 3.4, Note d'observation no 4 pour des précisions.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Le 1er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était géré par la Société canadienne des postes depuis la fin des années 1960. L'objectif de NNC, qui est très semblable à celui d'Aliments-poste, consiste à rendre les aliments nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux grands centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a actuellement 103 collectivités admissibles au programme (dont 84 sont admissibles à une pleine contribution et 19 à une contribution partielle) situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) a été établi pour les aliments périssables les plus nutritifs, et le taux 2 (plus faible) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les coûts d'exploitation et de transport sont plus élevés (comme Grise Fiord, au Nunavut) bénéficient de taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (les bénéficiaires) sont responsables de la gestion de leur chaîne d'approvisionnement et réclament une contribution de Nutrition Nord Canada pour les aliments admissibles qu'ils envoient par transport aérien aux collectivités admissibles. Chaque mois, ils doivent soumettre un formulaire de réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et les bordereaux d'expédition afin de recevoir le paiement (la plupart peuvent recevoir des paiements anticipés en fonction d'une estimation du poids des aliments à expédier). Ce formulaire est présenté au responsable du traitement des demandes du programme embauché en sous-traitance par AADNC (l'Institut de technologie de l'information de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des demandes vérifie les réclamations et formule une recommandation de paiement à Nutrition Nord Canada. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix d'aliments prédéterminés. Ces exigences du programme, entre autres, sont prévues dans les ententes de contribution conclues entre le bénéficiaire et AADNC.

En date du 28 juin 2013, sept détaillants du Nord, 28 fournisseurs du Sud et trois distributeurs d'aliments traditionnels étaient inscrits auprès de NNC. Les commerçants du Nord sont les organisations qui exploitent au moins un magasin d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont ceux qui exploitent leur entreprise à l'extérieur des collectivités visées par NNC et qui fournissent directement des aliments à des petits commerçants du Nord, à des établissements commerciaux (notamment de restaurants), à des institutions sociales (comme les garderies) et à des particuliers (que l'on nomme commandes directes ou personnelles) qui se trouvent dans les collectivités admissibles. Les distributeurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, à Rankin Inlet et à Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment le poisson et la viande afin de les distribuer aux collectivités admissibles de la région.

Les bénéficiaires visés par la présente vérification de la conformité ont été choisis en fonction du risque perçu et de l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de la vérification de la conformité sont basés sur l'expérience actuelle avec les bénéficiaires en ce qui concerne le processus de réclamation et de présentation de rapports, c'est-à-dire les difficultés éprouvées par les responsables du traitement des demandes, sur l'information fournie au programme par les parties intéressées et sur l'importance relative. Dans un souci de commodité et d'efficacité, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

Les vérifications de la conformité des bénéficiaires visent à s'assurer que les bénéficiaires de NNC respectent les modalités de leurs ententes de financement respectives qu'ils ont conclues avec AADNC. Plus précisément, les vérifications de la conformité permettent :

  1. de vérifier que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
  2. de vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (p. ex., pour les détaillants du Nord, que les taux de contribution sont clairement indiqués sur les reçus et que le matériel promotionnel, notamment les affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce, et pour les fournisseurs du Sud, que le montant de la réduction découlant de la contribution est clairement indiqué sur les factures des clients);
  3. d'examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution réclamée est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place;
  4. de vérifier que les bénéficiaires respectent toutes les règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

2.3 Portée

La vérification portait sur le financement octroyé par AADNC à La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (FCNQ) pour la période du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. La vérification sur les lieux a été réalisée aux bureaux de la FCNQ à la Baie d'Urfé (Québec), du 16 au 18 décembre 2013, et à la coopérative à Kuujjuarapik, le 28 novembre 2013. Le bénéficiaire a été informé de vive voix des constatations lors d'une conférence téléphonique tenue le 18 décembre 2013.

2.4 Approche et méthodologie

La vérification de la conformité portait sur les éléments suivants :

  • les pratiques de fixation des prix et de facturation relativement à la contribution, par exemple les marges de profit sur les produits subventionnés par rapport aux produits non subventionnés;
  • les processus de pesée et d'expédition;
  • la méthode utilisée pour s'assurer que les consommateurs non admissibles, tels que les camps miniers et les entreprises de construction, ne reçoivent pas la contribution;
  • une visite à la coopérative à Kuujjuarapik pour s'assurer que les prix soumis à NNC correspondent à ceux indiqués en magasin;
  • les dossiers et pièces justificatives sur les ventes ou achats pour vérifier la conformité aux règles du programme;
  • les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation, pour déterminer comment le bénéficiaire :
    • veille à ce que seuls les produits admissibles font l'objet d'une réclamation et de rapports;
    • calcule le poids approprié des articles réclamés;
    • présente chaque mois des réclamations et des rapports détaillés qui sont valides et précis;
    • veille à ce que des mesures de contrôle soient en place pour trouver les erreurs et les corriger en temps opportun.

En outre, la vérification comprenait des entrevues avec le bénéficiaire. La méthode d'échantillonnage et l'étendue de la vérification ont été déterminées à l'étape de la planification de la vérification.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs liés aux réclamations et à la production de rapports, à la visibilité du programme et au respect des règles du programme, mais nous n'avons pas pu déterminer si le bénéficiaire respectait l'objectif lié à la transmission de la contribution, comme décrit au point 3.1 du présent rapport.

3.0 Respect des objectifs

3.1 Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation no 1
La FCNQ est un fournisseur du Nord qui reçoit de ses 14 membres (coopératives) situés d'un bout à l'autre de la région du Nunavik des commandes électroniques au moyen de son système de commande intégré. La FCNQ passera les commandes pour toutes les coopératives et paiera les achats. Elle paiera aussi toutes les livraisons aux différentes coopératives une fois que la marchandise est reçue et réclamera la contribution en fonction des articles admissibles expédiés. Le bénéficiaire facturera les membres en ajoutant un pourcentage au prix de la marchandise achetée pour couvrir les frais d'expédition (majoration pour frais d'expédition). Le bénéficiaire nous a expliqué que cette majoration est déterminée en fonction d'une moyenne du pourcentage des frais d'expédition nets (frais d'expédition moins la contribution reçue) par type de produit sur une certaine période, pour tous les membres. Le but était d'avoir des prix similaires pour tous les membres de la FCNQ. Par conséquent, les collectivités plus rapprochées paient plus cher pour la livraison des aliments, et les collectivités plus éloignées paient moins cher. Le bénéficiaire a également établi la liste de prix pour les 14 membres des coopératives de la Fédération. Les prix sont établis en ajoutant un pourcentage pour couvrir les frais d'expédition, comme nous l'avons expliqué précédemment, et un pourcentage de marge brute.

Il est à noter que ce processus nous a été expliqué de vive voix, et aucun document à l'appui ne nous a été fourni pour évaluer l'exactitude de la méthode décrite ci-dessus.

Recommandation 1
Nous recommandons au bénéficiaire de fournir le calcul détaillé et une piste de vérification claire qui démontrent comment la valeur totale de la contribution est transmise aux consommateurs.

Conclusion
Notre vérification ne nous a pas permis de confirmer que la valeur totale de la contribution (niveau 1 et niveau 2) a été transmise correctement au consommateur.

3.2 Visibilité du programme

Note d'observation no 1
Nous avons visité la coopérative à Kuujjuarapik de même que sillonné les allées du commerce. Durant notre visite, nous avons constaté que la promotion du programme NNC se faisait grâce à un grand écran de télévision à l'entrée du commerce. Nous avons également constaté que les taux de contribution sont indiqués sur les reçus de caisse. Toutefois, nous avons observé qu'il n'y avait pas d'étiquette de prix du programme NNC sur les étagères indiquant les rabais découlant de la contribution sur le prix de vente. Le gérant du commerce nous a informés que les étiquettes fournies tombaient constamment des étagères.

Conclusion
L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait les taux de contribution sur les reçus de caisse et que des affiches promotionnelles sur le programme étaient visibles dans le magasin.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Note d'observation no 2
Nous avons réalisé un examen pour comparer le poids sur les factures fournies par le fournisseur et le poids indiqué sur le bordereau d'expédition fourni par la compagnie aérienne. Nous n'avons pas pu réaliser cet examen, car les factures incluent aussi des articles non subventionnés pour lesquels aucun poids n'est indiqué. De plus, les bordereaux d'expédition peuvent comprendre plusieurs factures ainsi que des articles non subventionnés.

Note d'observation no 3
Nous avons également effectué un examen pour vérifier que le poids des articles indiqué sur la facture correspond au poids indiqué sur le rapport d'expédition présenté à NNC. Nous avons constaté quelques écarts entre les deux documents dans 27 cas sur 336 (0,08 %). On nous a expliqué que lorsque les données sur le produit sont mises à jour, les données sur les factures existantes sont également modifiées. Cela peut se traduire par des écarts entre le poids des produits sur les factures et les rapports sur les réclamations présentés à NNC. Il est à noter que dans la majorité des cas, les écarts étaient désavantageux pour le bénéficiaire. En raison du très faible nombre d'écarts et de la très faible répercussion sur la contribution de NNC, aucune recommandation n'a été formulée.

Constatation no 2
Nous avons visité la coopérative à Kuujjuarapik et réalisé un examen pour vérifier que les prix indiqués dans le Rapport sur le prix des aliments de NNC correspondaient à ceux indiqués dans le magasin. Nous avons choisi un échantillon représentatif de produits alimentaires figurant dans le plus récent Rapport sur le prix des aliments de NNC et nous avons repéré les aliments dans le magasin et avons comparé leur prix à celui indiqué sur la liste. De plus, nous avons choisi un échantillon de produits alimentaires dans le magasin et avons comparé leur prix à ceux indiqués dans le Rapport sur le prix des aliments de NNC. Durant la visite, des écarts de prix ont été constatés. On nous a expliqué que ces écarts peuvent être attribuables à des changements de prix ou à des données inexactes.

Recommandation 2
Nous recommandons que les prix indiqués sur la liste de prix soient révisés pour veiller à l'exactitude des données déclarées.

Conclusion
À l'exception de ce qui précède, l'examen des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle permettaient de garantir que la contribution réclamée était exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs étaient en place.

3.4 Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Note d'observation no 4
Nous avons visité la coopérative à Kuujjuarapik et avons interviewé son gérant qui a indiqué qu'il connaissait les règles du programme en ce qui a trait aux consommateurs non admissibles, tels que les camps miniers ou les entreprises de construction. De plus, tous les clients paient au fur et à mesure et n'ont pas de compte client.

Conclusion
La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles.

Annexe A - Commentaires du bénéficiaire sur l'ébauche du rapport et réponse du vérificateur

Réponse du bénéficiaire :

Nous sommes d'accord que l'ébauche résume bien la revue effectuée en décembre 2013 pour FCNQ.

Réponse des auditeurs :

Aucune réponse requise.

Date de modification :